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Eine Private Limited Company wird vom Board of Directors geführt und beaufsichtigt. Dieses Organ vereint quasi Vorstand und Aufsichtsrat in einem. Die Mitglieder dieses „Verwaltungsrates“ werden Direktoren genannt. Sie werden von den Aktionären („Shareholders“) bestellt und sind deren Vertreter.

In diesem Artikel beleuchten wir dieses Organ (Board of Directors) und dessen Mitglieder (Director), sowie deren Rechte und Pflichten.

Board of Directors

Ein Board of Directors (BoD) besteht aus mindestens 2, bis maximal 15, in der Regel aber aus 3 bis 5, Direktoren. Es muss mindestens viermal pro Kalenderjahr (nicht Geschäftsjahr!) tagen. Die maximale Zeitspanne zwischen zwei Sitzungen darf dabei nicht mehr als 120 Tage betragen. (Anmerkung: Laut „Companies Act, 2013“ dauert ein indisches Steuerjahr immer vom 1. April bis 31. März).

Videokonferenzen sind prinzipiell zulässig, die Besprechungen müssen jedoch (z. B. über Skype oder MS Teams usw.) aufgezeichnet werden. Eine „physische Sitzung“ des BoD in Indien ist nicht (mehr) vorgeschrieben!

Director

Der Begriff Director wurde in Abschnitt 2(34) des Companies Acts, 2013 definiert und bezeichnet eine natürliche Person, die von den Shareholders als Geschäftsführer in das Board of Directors berufen wurde.

Das indische Gesellschaftsrecht unterscheidet zwischen

  • geschäftsführende Direktoren (Executive Director), d.h. ein Vollzeitdirektor, der eine Vollzeitbeschäftigung (zum Bespiel als Geschäftsführer) bei der Gesellschaft ausübt und ein Gehalt bezieht, und
  • nicht geschäftsführende Direktoren (Non-Executive Directors), zum Beispiel ausländische Direktoren (ohne Gehalt).

Darüber hinaus gibt es noch sog. Nominee Directors, Additional Directors oder Alternate Directors.

Jeder Direktor (auch ausländische) müssen über eine digitale Signatur (Digital Signature Certificate; DSC) und eine gültige Director Identification Number (DIN) verfügen.

Managing Director

Ein Managing Director kann, muss aber nicht, gewählt werden. Dieser könnte die Geschäfte – im Rahmen seiner Vollmachten – auch alleine führen und verfügt über eine Reihe von Sonderbefugnissen.

Resident Director

Stattdessen ist für jedes indische Unternehmen ein Resident Director (RD) obligatorisch. Jeder der oben genannten Direktoren kann als Resident Director fungieren. Voraussetzung ist allerdings ein Aufenthalt in Indien von mehr als 182 Tagen im laufenden Geschäftsjahr.

Es ist also nicht möglich das Board ausschließlich mit Personen zu besetzen, die sich nicht in Indien aufhalten. Allerdings ist es möglich ausschließlich Ausländer im Board zu haben, wenn zumindest einer in Indien hauptwohnhaft ist.

Sollte ein Ausländer die Position eines geschäftsführenden Direktors bekleiden, muss dieser selbstverständlich über ein gültiges Arbeitsvisum in Indien verfügen.

Rechte und Pflichten von Direktoren

Den Direktoren von Unternehmen wurden nach §166 des Companies Act, 2013 folgende Pflichten und Aufgaben auferlegt:

  • Alle Handlungen müssen sich an der Satzung der Gesellschaft orientieren.
  • Es muss immer nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt werden, um die Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen.
  • Alle Pflichten müssen mit der gebotenen und angemessenen Sorgfalt, Sachkenntnis und Gewissenhaftigkeit ausgeübt werden.
  • Man darf sich nicht an Situationen oder Handlungen beteiligen, die einen Konflikt zwischen dem persönlichen Interesse und dem Interesse des Unternehmens hervorrufen (oder potenziell hervorrufen könnten).
  • Es darf kein persönlicher Gewinn oder Vorteil realisiert werden (Folge: Offenlegung aller persönlicher Interessen gegenüber dem BoD).
  • Das Board of Directors (bzw. die Direktoren) müssen den Shareholdern den geprüften Jahresabschluss zur Genehmigung auf der Jahreshauptversammlung (AGM) vorlegen.
  • Die Direktoren sind dafür verantwortlich, geeignete Systeme zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die Bestimmungen aller geltenden Gesetze (!) eingehalten werden (können).
  • Die Direktoren müssen sicherstellen, dass das Unternehmen den Jahresabschluss (Financial Statement) und den Jahres- bzw. Geschäftsbericht (Annual Return) pünktlich beim Ministry for Corporate Affairs (MCA) einreicht.
  • Die Direktoren haben dafür Sorge zu tragen, dass das Unternehmen alle finanziellen Verpflichtungen erfüllen kann (und auch erfüllt).
  • Die Direktoren dürfen keine sensiblen Informationen des Unternehmens preisgeben und offenlegen.
  • Jeder Direktor muss, alle 365 Tage, an mindestens einem Board Meeting teilnehmen (nicht Kalenderjahr oder Geschäftsjahr!

Zum Thema (persönliche) Haftung eines Direktors bzw. zur Frage der Risikominimierung haben wir einige Ideen in unserem WBinar Director‘s Liabilities zusammengetragen. Dieses können Sie hier nachsehen.

WBinar Directors' Liabilities

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