Las dificultades e incoherencias dentro de la cadena de suministro pueden surgir en muchos puntos diferentes. No siempre son evidentes y se manifiestan, por ejemplo, en la falta de disponibilidad de contenedores de transporte marítimo para el paso a Europa, situación que experimentaron muchas empresas durante la pandemia de Covid 19.

La gestión de la cadena de suministro establecida, que tiene la tarea de establecer y gestionar las cadenas logísticas, es decir, el flujo de materiales e información a lo largo de todo el proceso de creación de valor, también puede revelar debilidades.

Una mediana empresa familiar que fabrica equipos de producción y maquinaria de envasado se enfrentó el año pasado a dificultades en la gestión de su propia cadena de suministro. La dirección alemana descubrió que, a pesar de los sistemas y procedimientos establecidos para el departamento de compras, los niveles de inventario de la filial india amenazaban con alcanzar 50 % de la facturación. Esta cifra superó en 100 % el nivel de inventario estratégicamente previsto de 25 % de la facturación. Sin embargo, aún más alarmante fue el hecho de que los niveles de inventario mensuales para mayo de 2019 - mayo de 2020 fluctuaron entre 45 % y 60 %, también muy por encima del objetivo operativo estratégico.

 

El primer paso: obtener una visión general

Para revisar esta situación y desarrollar medidas adecuadas para optimizar la cadena de suministro, se llamó al equipo del BM. En una reunión inicial conjunta, la dirección de la empresa nos informó de los cuellos de botella actuales.

En ese momento había dos problemas básicos: en primer lugar, había demasiados pedidos pendientes y, en segundo lugar, toda la comunicación interna y externa se realizaba por correo electrónico, a pesar de que el software Trello Board ya estaba disponible y debía ser utilizado por todo el personal implicado. Estos dos problemas hicieron que el departamento de compras no se pusiera en contacto con los proveedores regularmente para hacer un seguimiento de la entrega de materiales. Esto, a su vez, provocó llamadas frenéticas a los proveedores en función del tiempo. En otros casos, hubo que recurrir a proveedores alternativos para conseguir la cantidad de existencias necesaria para satisfacer las necesidades de producción.

Los hallazgos tienen consecuencias de gran alcance

En la fase de preparación y en los primeros días en la fábrica de la filial india, nos dimos cuenta de que los conocimientos adquiridos anteriormente conllevaban un alto nivel de riesgo. La ineficacia del equipo de compras y la arbitrariedad del departamento de aprovisionamiento provocan a la larga elevados costes de almacenamiento y, por tanto, un enorme bloqueo del capital circulante.

Vulnerabilidades identificadas:

  • La documentación de los procesos de trabajo era confusa y difícil de entender.
  • Los miembros del equipo tenían un acceso limitado a los documentos clave de los departamentos.
  • Algunos documentos, como los procedimientos escritos de tramitación, sólo estaban en alemán.
  • Había numerosas deficiencias en la documentación de compra y entrega.
  • Al trabajar con cada uno de los miembros del equipo, se descubrió que incluso los procesos de adquisición más conocidos son básicamente obviados.
  • Se cuestionó la competencia y la experiencia de los miembros del personal.
  • Los miembros del equipo tenían pocas habilidades interpersonales y de comunicación.
  • El software de visualización de datos utilizado en la sede alemana no estaba sincronizado con el utilizado en la India.
  • Los miembros del equipo tenían conocimientos limitados sobre el uso del software.
  • Se descubrió que los miembros del equipo realizaban entradas de datos incompletas en el software y los sistemas.
  • El equipo de compras tenía una autoridad limitada para realizar cambios en este software.
  • El sistema de evaluación del rendimiento interno no estaba alineado con la dirección estratégica de la empresa matriz.
  • Se ha observado que el almacenamiento de las piezas es ineficaz y que no hay orden en la zona de almacenamiento.

Clasificamos las deficiencias identificadas en 15 categorías que requerían atención inmediata. También definimos el impacto respectivo de cada categoría en los niveles de existencias. Propusimos un enfoque sistemático para abordar todos los cuellos de botella con un plan de acción respectivo. La dirección alemana, junto con el equipo de la filial india, decidió que nosotros, como equipo del BM, elaboráramos y aplicáramos las medidas para tres categorías.

La atención se centra en los empleados

Para lograr el objetivo del proyecto y hacer que las tres categorías sean más eficientes a largo plazo, se nos encomendaron las siguientes tareas:

  • Desarrollo de una metodología para la clasificación de las poblaciones.
  • Definir los procesos para determinar los niveles de reorden y las cantidades mínimas de pedido utilizando un diagrama de flujo simple.
  • Supervisión y revisión del rendimiento del equipo del Departamento de Compras en un periodo de tiempo determinado.

Esto implicó la revisión de la Documentos del proceso de los departamentos de compras, almacén, control de calidad y producción relacionados con la gestión de inventarios. El objetivo era identificar las lagunas en los flujos de trabajo en comparación con las normas que deben cumplirse.

Revisión de las herramientas utilizadas por el equipo en el proceso de planificación del inventario Instrumentos.

Evaluación de la Calidad la planificación de las compras y la exactitud de los datos en el sistema interno.

Evaluación de la eficacia:

  • Estructura organizativa y gestión del equipo de compras.
  • Proceso de selección de proveedores y documentos relacionados, auditorías de proveedores, etc.
  • El equipo de compras en la gestión de las reclamaciones de calidad mediante el uso de herramientas de comunicación y el apoyo a los proveedores.
  • Capacidad de resolución de problemas del equipo de compras en cuanto a retrasos en las entregas, costes, seguimiento, etc.
  • Desarrollar nuevas relaciones con los proveedores.

Evaluación de la eficacia:

  • Comunicar la importancia de La leche corre y las compras periódicas a los proveedores.
  • Evaluación de los proveedores por parte del equipo de compras y capacidad de identificar las deficiencias con antelación.
  • Entrenamiento del equipo de compras para que se identifiquen las posibles deficiencias y se reduzcan en el futuro.

Construir relaciones sólidas con los clientes

Como en todos los proyectos, no aparecimos de repente como consultores externos, provocamos el caos en la empresa, dimos algunos consejos inteligentes y luego volvimos a desaparecer de la escena. Siempre nos consideramos parte del equipo y nos sumergimos en la empresa.

La cooperación comenzó con una visita al estado de Tamil Nadu y una evaluación de los distintos departamentos relacionados con las actividades de contratación. Esto incluye el almacén, el control de calidad y la producción de la filial india. Celebramos reuniones individuales con cada uno de los miembros del equipo de compras para determinar su nivel de competencia, conocimiento de los procesos, comprensión de sus funciones y responsabilidades, pero también los cuellos de botella a los que se enfrentaban.

Al mismo tiempo, revisamos todos los documentos de procesos y flujos de trabajo de los departamentos correspondientes. Recogimos los datos de los sistemas internos necesarios para la clasificación del material en función de parámetros objetivos y subjetivos. A continuación, se analizaron los datos recogidos y se elaboró un modelo de clasificación y una metodología para la aplicación práctica del modelo en el proceso diario de contratación.

Solución tangible en lugar de un concepto brillante

Por principio, no prometemos conceptos brillantes ni imponemos la solución única y presuntamente correcta. Como en este proyecto, a menudo es necesario aplicar varios enfoques al mismo tiempo para crear una solución oportuna, pero también para fortalecer la empresa a largo plazo.

Junto con el cliente, llegamos a la conclusión en este caso de que el coaching individual de los equipos sería útil para lograr una mejora temporal y oportuna de las condiciones internas. Para abordar fundamentalmente los puntos débiles y cumplir de forma sostenible los objetivos estratégicos, la empresa debe adoptar un triple enfoque a nivel estratégico, táctico y operativo.

Esto incluye la redefinición del procedimiento operativo estándar, la reestructuración y la formación sistemática del personal del departamento de compras, y la redefinición de los indicadores de rendimiento para medir el rendimiento y la competencia del equipo. Se trata de un proceso complejo para la empresa, pero que reforzará permanentemente la cadena de suministro.