Les difficultés et les incohérences au sein de la chaîne d'approvisionnement peuvent apparaître à de nombreux endroits différents. Elles ne sont pas toujours évidentes et se manifestent, par exemple, par l'indisponibilité de conteneurs maritimes pour le passage vers l'Europe - une situation à laquelle de nombreuses entreprises ont été confrontées au cours de la pandémie de Covid 19.

La gestion de la chaîne d'approvisionnement établie, qui a pour tâche de mettre en place et de gérer les chaînes logistiques, c'est-à-dire le flux de matériaux et d'informations tout au long du processus de création de valeur, peut également révéler des faiblesses.

Une entreprise familiale de taille moyenne fabriquant des équipements de production et des machines d'emballage a rencontré des difficultés dans la gestion de sa propre chaîne d'approvisionnement l'année dernière. La direction allemande a constaté qu'en dépit des systèmes et procédures mis en place pour le département des achats, les niveaux de stocks de la filiale indienne menaçaient d'atteindre 50 % du chiffre d'affaires. Ce chiffre était supérieur de 100 % au niveau de stock stratégiquement prévu de 25 % du chiffre d'affaires. Mais ce qui est encore plus alarmant, c'est que les niveaux d'inventaire mensuels pour mai 2019 - mai 2020 ont fluctué entre 45 % et 60 % - également bien au-dessus de l'objectif opérationnel stratégique.

 

La première étape : obtenir une vue d'ensemble

Afin d'examiner cette situation et de développer des mesures appropriées pour optimiser la chaîne d'approvisionnement, il a été fait appel à l'équipe de la BM. Lors d'une réunion de lancement commune, la direction de l'entreprise nous a informés des goulets d'étranglement actuels.

À l'époque, il y avait deux problèmes fondamentaux : premièrement, il y avait trop de commandes en cours, et deuxièmement, toute la communication interne et externe se faisait par courrier électronique, alors que le logiciel Trello Board était déjà disponible et devait être utilisé par tout le personnel concerné. Ces deux problèmes ont conduit le service des achats à ne pas contacter régulièrement les fournisseurs pour assurer le suivi de la livraison des matériaux. Cela a conduit à des appels frénétiques et urgents aux fournisseurs. Dans d'autres cas, il a fallu s'adresser à d'autres fournisseurs pour obtenir la quantité de stock requise afin de pouvoir répondre aux exigences de production.

Des résultats qui ont de lourdes conséquences

Lors de la phase de préparation et des premiers jours dans l'usine de la filiale indienne, nous nous sommes rendu compte que les connaissances acquises précédemment comportaient un niveau de risque élevé. L'inefficacité de l'équipe d'achat et l'approche arbitraire du service des achats entraînent des coûts de stockage élevés à long terme et donc un énorme blocage du fonds de roulement.

Vulnérabilités identifiées :

  • La documentation des processus de travail était confuse et difficile à comprendre.
  • Les membres de l'équipe avaient un accès limité aux documents clés du plan d'action du ministère.
  • Certains documents, tels que les procédures écrites de traitement, étaient uniquement en allemand.
  • Les documents d'achat et de livraison présentaient de nombreuses lacunes.
  • En travaillant avec les différents membres de l'équipe, il a été constaté que même les processus d'approvisionnement bien connus sont fondamentalement contournés.
  • La compétence et l'expertise de certains membres du personnel ont été remises en question.
  • Les membres de l'équipe avaient de faibles compétences interpersonnelles et de communication.
  • Le logiciel de visualisation des données utilisé au siège allemand n'était pas synchronisé avec le logiciel utilisé en Inde.
  • Les membres de l'équipe avaient une connaissance limitée de l'utilisation du logiciel.
  • Il a été constaté que les membres de l'équipe saisissaient des données incomplètes dans les logiciels et les systèmes.
  • L'équipe chargée des achats avait une autorité limitée pour apporter des modifications à ce logiciel.
  • Le système d'évaluation interne des performances n'était pas aligné sur l'orientation stratégique de la société mère.
  • Il a été constaté que le stockage des pièces est inefficace et qu'il n'y a pas d'ordre dans la zone de stockage.

Nous avons classé les faiblesses identifiées en 15 catégories nécessitant une attention immédiate. Nous avons également défini l'impact respectif de chaque catégorie sur les niveaux de stock. Nous avons proposé une approche systématique pour traiter tous les goulets d'étranglement avec un plan d'action respectif. La direction allemande, en collaboration avec l'équipe de la filiale indienne, a décidé que nous, en tant qu'équipe de la BM, élaborerions et mettrions en œuvre les mesures pour trois catégories.

L'accent est mis sur les employés

Afin d'atteindre l'objectif du projet et de rendre les trois catégories plus efficaces à long terme, les tâches suivantes nous ont été confiées :

  • Développement d'une méthodologie pour la classification des stocks.
  • Définir les processus de détermination des niveaux de réapprovisionnement et des quantités minimales de commande à l'aide d'un organigramme simple.
  • Supervision et évaluation des performances de l'équipe du département des achats dans un délai déterminé.

Cela a impliqué l'examen de la Documents de traitement des services d'approvisionnement, d'entrepôt, de contrôle de la qualité et de production liés à la gestion des stocks. L'objectif était d'identifier les lacunes des flux de travail par rapport aux normes à respecter.

Examen des outils utilisés par l'équipe dans le processus de planification des stocks Instruments.

Évaluation de la Qualité la planification des achats et l'exactitude des données dans le système interne.

Évaluation de l'efficacité :

  • Structure organisationnelle et gestion de l'équipe chargée des achats.
  • Processus de sélection des fournisseurs et documents connexes, audits des fournisseurs, etc.
  • L'équipe chargée des achats dans le traitement des plaintes relatives à la qualité grâce à l'utilisation d'outils de communication et au soutien des fournisseurs.
  • Capacité de l'équipe chargée des achats à résoudre les problèmes liés aux retards de livraison, aux coûts, au suivi, etc.
  • Développer de nouvelles relations avec les fournisseurs.

Évaluation de l'efficacité :

  • Communiquer l'importance de Le lait coule et des achats réguliers auprès des fournisseurs.
  • L'évaluation des fournisseurs par l'équipe chargée des achats et la capacité d'identifier les déficiences à l'avance.
  • Coaching de l'équipe de passation de marchés afin d'identifier et de réduire les éventuelles lacunes à l'avenir.

Établir des relations solides avec les clients

Comme dans tous les projets, nous ne sommes pas apparus soudainement comme des consultants externes, nous avons semé le chaos dans l'entreprise, nous avons donné quelques conseils intelligents, puis nous avons disparu de la scène. Nous nous considérons toujours comme faisant partie de l'équipe et nous nous immergeons dans l'entreprise.

La coopération a commencé par une visite sur place dans l'État du Tamil Nadu et une évaluation des différents départements liés aux activités d'approvisionnement. Cela comprend l'entrepôt, le contrôle de la qualité et la production de la filiale indienne. Nous avons organisé des réunions individuelles avec chaque membre de l'équipe chargée des achats afin de déterminer leur niveau de compétence, leur connaissance des processus, la compréhension de leurs rôles et responsabilités, mais aussi les goulots d'étranglement auxquels ils étaient confrontés.

Dans le même temps, nous avons examiné tous les documents relatifs aux processus et aux flux de travail des départements concernés. Nous avons recueilli les données des systèmes internes nécessaires à la classification des matériaux sur la base de paramètres objectifs et subjectifs. Cette étape a été suivie d'une analyse des données recueillies et de la fourniture d'un modèle de classification et d'une méthodologie pour la mise en œuvre pratique du modèle dans le processus quotidien d'approvisionnement.

Une solution tangible au lieu d'un concept brillant

Par principe, nous ne promettons pas de concepts brillants et nous n'imposons pas non plus la solution unique, présumée bonne. Comme dans ce projet, il est souvent nécessaire de poursuivre plusieurs approches en même temps afin de créer une solution opportune, mais aussi de renforcer l'entreprise à long terme.

Avec le client, nous avons conclu dans ce cas qu'un coaching individuel des équipes serait utile pour obtenir une amélioration temporaire et opportune des conditions internes. Afin de remédier fondamentalement aux faiblesses et d'atteindre durablement les objectifs stratégiques, l'entreprise doit adopter une approche à trois volets aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel.

Il s'agit notamment de redéfinir la procédure opérationnelle standard, de restructurer et de former systématiquement le personnel du service des achats, et de redéfinir les indicateurs de performance pour mesurer les performances et les compétences de l'équipe. Un processus complexe en perspective pour l'entreprise, mais qui renforcera durablement la chaîne d'approvisionnement.