Le difficoltà e le incongruenze all'interno della catena di approvvigionamento possono emergere in molti punti diversi. Non sono sempre evidenti e si manifestano, per esempio, nell'indisponibilità di container per il passaggio in Europa - una condizione sperimentata da molte aziende nel corso della pandemia del Covid 19.

Anche la gestione consolidata della catena di approvvigionamento, che ha il compito di creare e gestire le catene logistiche, cioè il flusso di materiali e di informazioni lungo tutto il processo di creazione del valore, può rivelare dei punti deboli.

Un'azienda familiare di medie dimensioni che produce attrezzature di produzione e macchinari per l'imballaggio ha affrontato difficoltà nella gestione della propria catena di approvvigionamento l'anno scorso. La direzione tedesca ha scoperto che, nonostante i sistemi e le procedure stabilite per il reparto acquisti, i livelli di inventario della filiale indiana minacciavano di raggiungere i 50 % del fatturato. Questo era 100 % sopra il livello di inventario strategicamente pianificato di 25 % del fatturato. Ancora più allarmante, tuttavia, è stato il fatto che i livelli di inventario mensili per maggio 2019 - maggio 2020 hanno oscillato tra 45 % e 60 % - anch'essi ben al di sopra dell'obiettivo operativo strategico.

 

Il primo passo: avere una visione d'insieme

Per rivedere questa situazione e sviluppare misure adeguate per ottimizzare la catena di approvvigionamento, è stato chiamato il team della WB. In una riunione congiunta di kick-off, la direzione dell'azienda ci ha informato sugli attuali colli di bottiglia.

C'erano due problemi fondamentali a quel tempo: in primo luogo, c'erano troppi ordini in sospeso, e in secondo luogo, tutte le comunicazioni interne ed esterne erano fatte via e-mail, anche se il software Trello Board era già disponibile e doveva essere usato da tutto il personale coinvolto. Questi due problemi hanno fatto sì che l'ufficio acquisti non contattasse regolarmente i fornitori per seguire la consegna dei materiali. Questo, a sua volta, ha portato a telefonate frenetiche e tempestive ai fornitori. In altri casi, è stato necessario rivolgersi a fornitori alternativi per procurarsi la quantità di scorte necessaria per soddisfare le esigenze di produzione.

Le scoperte portano a conseguenze di vasta portata

Nella fase di preparazione e nei primi giorni nella fabbrica della filiale indiana, ci siamo resi conto che le conoscenze precedentemente acquisite portavano con sé un alto livello di rischio. L'inefficienza del team di acquisto e l'approccio arbitrario dell'ufficio acquisti portano ad alti costi di stoccaggio nel lungo periodo e quindi ad un enorme blocco del capitale d'esercizio.

Vulnerabilità identificate:

  • La documentazione dei processi di lavoro era confusa e difficile da capire.
  • I membri del team avevano un accesso limitato ai documenti chiave del SoP del dipartimento.
  • Alcuni documenti, come le procedure di lavorazione scritte, erano solo in tedesco.
  • C'erano numerose carenze nella documentazione di acquisto e consegna.
  • Lavorando con i singoli membri del team, si è scoperto che anche i ben noti processi di approvvigionamento sono fondamentalmente aggirati.
  • La competenza e l'esperienza dei singoli membri dello staff è stata messa in discussione.
  • I membri del team avevano scarse capacità interpersonali e di comunicazione.
  • Il software di visualizzazione dei dati usato nella sede tedesca non era sincronizzato con quello usato in India.
  • I membri del team avevano una conoscenza limitata di come usare il software.
  • Si è scoperto che i membri del team stavano inserendo dati incompleti nel software e nei sistemi.
  • Il team di acquisto aveva un'autorità limitata per apportare modifiche a questo software.
  • Il sistema di valutazione interna delle prestazioni non era allineato con la direzione strategica della società madre.
  • È stato notato che c'è uno stoccaggio inefficiente dei pezzi e non c'è ordine nell'area di stoccaggio.

Abbiamo classificato le debolezze identificate in 15 categorie che richiedevano un'attenzione immediata. Abbiamo anche definito il rispettivo impatto di ogni categoria sui livelli di stock. Abbiamo proposto un approccio sistematico per affrontare tutti i colli di bottiglia con un rispettivo piano d'azione. La direzione tedesca, insieme al team della filiale indiana, ha deciso che noi, come team WB, avremmo elaborato e attuato le misure per tre categorie.

L'attenzione è sui dipendenti

Per raggiungere l'obiettivo del progetto e rendere le tre categorie più efficienti a lungo termine, ci sono stati affidati i seguenti compiti:

  • Sviluppo di una metodologia per la classificazione degli stock.
  • Definire i processi per determinare i livelli di riordino e le quantità minime d'ordine usando un semplice diagramma di flusso.
  • Supervisione e revisione delle prestazioni del team dell'ufficio acquisti entro un periodo di tempo stabilito.

Questo ha comportato la revisione del Documenti di processo dei dipartimenti di approvvigionamento, magazzino, controllo qualità e produzione relativi alla gestione dell'inventario. Lo scopo era quello di identificare le lacune nei flussi di lavoro rispetto agli standard da rispettare.

Revisione degli strumenti utilizzati dal team nel processo di pianificazione dell'inventario Strumenti.

Valutazione del Qualità pianificazione degli acquisti e accuratezza dei dati nel sistema interno.

Valutazione dell'efficienza:

  • Struttura organizzativa e gestione del team di approvvigionamento.
  • Processo di selezione dei fornitori e relativi documenti, audit dei fornitori, ecc.
  • Il team di approvvigionamento nella gestione dei reclami di qualità attraverso l'uso di strumenti di comunicazione e supporto ai fornitori.
  • Capacità di problem-solving del team di approvvigionamento in termini di ritardi di consegna, costi, follow-up, ecc.
  • Sviluppare nuove relazioni con i fornitori.

Valutazione dell'efficacia:

  • Comunicare l'importanza di Il latte corre e acquisti regolari dai fornitori.
  • Valutazione dei fornitori da parte del team di approvvigionamento e capacità di identificare le carenze in anticipo.
  • Coaching del team di approvvigionamento in modo che le possibili carenze siano identificate e ridotte in futuro.

Costruire forti relazioni con i clienti

Come in tutti i progetti, non siamo apparsi improvvisamente come consulenti esterni, abbiamo causato il caos nell'azienda, dato qualche consiglio intelligente e poi siamo scomparsi di nuovo dalla scena. Ci consideriamo sempre parte della squadra e ci immergiamo nell'azienda.

La cooperazione è iniziata con una visita in loco nello stato di Tamil Nadu e una valutazione dei singoli dipartimenti relativi alle attività di approvvigionamento. Questo include il magazzino, il controllo di qualità e la produzione della filiale indiana. Abbiamo tenuto incontri individuali con ogni membro del team di approvvigionamento per determinare il loro livello di competenza, la conoscenza dei processi, la comprensione dei loro ruoli e responsabilità, ma anche i colli di bottiglia che hanno affrontato.

Allo stesso tempo, abbiamo rivisto tutti i documenti di processo e di flusso di lavoro dei dipartimenti interessati. Abbiamo raccolto dati dai sistemi interni necessari per la classificazione dei materiali in base a parametri oggettivi e soggettivi. Questo è stato seguito da un'analisi dei dati raccolti e dalla fornitura di un modello di classificazione e di una metodologia per l'implementazione pratica del modello nel processo quotidiano di approvvigionamento.

Soluzione tangibile invece di un concetto lucido

Per principio, non promettiamo concetti brillanti, né imponiamo l'unica soluzione presumibilmente giusta. Come in questo progetto, è spesso necessario perseguire diversi approcci allo stesso tempo per creare una soluzione tempestiva, ma anche per rafforzare l'azienda a lungo termine.

Insieme al cliente, in questo caso siamo giunti alla conclusione che il coaching individuale dei team sarebbe stato utile per ottenere un miglioramento temporaneo e tempestivo delle condizioni interne. Per affrontare fondamentalmente le debolezze e realizzare in modo sostenibile gli obiettivi strategici, l'azienda ha bisogno di adottare un approccio su tre fronti a livello strategico, tattico e operativo.

Questo include la ridefinizione della procedura operativa standard, la ristrutturazione e la formazione sistematica del personale del reparto acquisti, e la ridefinizione degli indicatori di rendimento per misurare le prestazioni e le competenze del team. Un processo complesso per l'azienda, ma che rafforzerà definitivamente la catena di approvvigionamento.