Als werknemer moet men zijn rechten kennen, als werkgever zijn plichten - maar laat de invulling van de uitvoering niet over aan derden of aan het personeel zelf. Vooral in dochterondernemingen of andere aanwezigheden in het buitenland is het van belang de toepasselijke wetten, voorschriften en aanbevelingen te kennen en toe te passen. 

Andere landen, andere gewoonten. Dit geldt ook voor de wetten en wettelijke voorschriften die moeten worden nageleefd. Tegelijkertijd is het van belang ze goed te kennen en toe te passen op uw eigen onderneming om misbruik te voorkomen. Zoals op vele andere gebieden kunnen Duitse of Europese voorschriften niet 1:1 op de Indiase beroepsbevolking worden overgebracht. De daar gestelde eisen moeten worden nageleefd, begrepen en geïntegreerd in het bedrijfsbeleid - in de vorm van een HR-beleid. 

HR-beleid als preventieve maatregel

Een belangrijk onderdeel van dit HR-beleid is de sociale zekerheid (Voorzieningsfonds). Als ondernemingen in dit verband geen duidelijke regels opstellen, kunnen zij met enorme kosten worden geconfronteerd. 

Hetzelfde geldt voor de pensioengerechtigde leeftijd en het pensioen. Ook hier zijn er regels en wetten die de leeftijd bepalen. Aangezien er verschillende pensioengerechtigde leeftijden zijn, leidt dit echter al snel tot vage uitspraken en eisen van werknemers die ongunstig zijn voor het bedrijf of zelfs ongerechtvaardigd zijn. Het is onontbeerlijk dat de pensioengrenzen reeds vóór de ondertekening van de arbeidsovereenkomsten worden vastgesteld om onnodige kosten te vermijden. In onze samenwerking met Europese bedrijven in India hebben wij gevallen meegemaakt waarin bedragen van 5 tot 6 cijfers in euro moesten worden betaald.

Identificeer en beperk struikelgevaren

Naast de klassieke feestdagen die wij ook in Duitsland kennen, bestaat er in India ook de zogenaamde "vakantie". ongeregeld verlof en vaste ziektedagen. Ongebruikte verlofdagen kunnen gewoonlijk worden gecumuleerd en naar volgende jaren worden overgedragen. 

  • De limiet van deze opgespaarde verlofdagen, d.w.z. het maximum aantal opgespaarde dagen, hangt af van het bedrijf. Als een bedrijf bijvoorbeeld een limiet van 45 dagen heeft vastgesteld en 15 dagen per jaar toekent, kunnen werknemers al hun verlof gedurende drie jaar opstapelen als het 15 dagen per jaar is.  
     
  • De opgebouwde verlofdagen kunnen worden uitbetaald. Er bestaat echter alleen recht op uitbetaling als bijvoorbeeld een werknemer het bedrijf verlaat of als verlofaanvragen niet voor een bepaalde datum zijn goedgekeurd. In ons voorbeeld zou het dus niet verplicht zijn om het verlof na drie jaar te laten uitbetalen. De werknemer verlaat het bedrijf immers niet en had ook de mogelijkheid om in de tussentijd verlof op te nemen.  
  • Verlofdagen moeten worden ingediend voor een feestdag. Klinkt logisch, maar wordt in de praktijk niet altijd toegepast. In plaats van verlofdagen, ziekteverlof of ongeregeld verlof -dagen worden gebruikt om de verlofdagen niet te "verspillen". Omdat ziektedagen en ongeregeld verlof-dagen kunnen niet worden overgedragen naar het volgende jaar en kunnen ook niet worden uitbetaald. 

Als bedrijf moet men dus onder meer weten hoeveel verlofdagen kunnen worden gecumuleerd of ervoor zorgen dat de juiste dagen worden gebruikt (ziektedagen in geval van ziekte, verlofdagen in geval van reizen, enz.) Als het personeel misbruik maakt van het gebrek aan kennis en de werkgever misleidt, kan het bedrijf financiële schade lijden.

Een ander voorbeeld uit onze praktijk is de behandeling van feestdagen. Gezien de vele religieuze gemeenschappen in India en de verscheidenheid aan feestdagen, moeten bedrijven aan het begin van het kalenderjaar beslissen welke feestdagen als vrije dagen zullen worden vastgesteld. Gewoonlijk hangt de keuze af van de plaats en de religieuze gemeenschappen die er vertegenwoordigd zijn en van de religieuze gezindheid van de werknemers.  

Beschermen tegen ernstige gevolgen

Om dergelijke "struikelblokken" te voorkomen, moeten duidelijke richtsnoeren worden ontwikkeld, meegedeeld en vooral consequent nageleefd. De HR Beleiddie, onder andere, ook de Reizen of Verlofbeleid moet worden geïntegreerd in de bedrijfscultuur. Ontbreken deze richtsnoeren, dan kan er sprake zijn van vrije interpretatie en eigen regels.  

Samen met u ontwikkelen wij een beleid dat bij uw bedrijf past, dat de relevante richtlijnen bevat en een duidelijke bedrijfsnorm mogelijk maakt. 

Ontbrekende richtsnoeren of onvolledige Beleid kan ertoe leiden dat bedrijven in bepaalde extreme situaties aansprakelijk worden gesteld. Dit kan leiden tot strafrechtelijke vervolging van het management, tot en met gevangenisstraffen.  

Als er in de onderneming al een HR-beleid bestaat, is het dus van belang de inhoud en volledigheid ervan te controleren. Nogmaals, een duidelijk beleid als preventieve maatregel beschermt de onderneming tegen mogelijke inconsistenties en beteugelt geschillen. 

Ontdek verschillen en optimaliseer maatregelen

Als bedrijf met activiteiten in India mag men er niet blindelings op vertrouwen dat alle informatie die in het Europese hoofdkantoor terechtkomt ook overeenstemt met de werkelijke specificaties en vooral in de economische zin van het bedrijf is - ongeacht de vestigingsplaats van de dochteronderneming.  

Met vaste, concrete richtlijnen die wij samen met u kunnen ontwikkelen, is er geen ruimte voor "misverstanden" of eigen interpretaties van het personeel of de HR-afdeling. Op basis van onze ervaring weten wij welke gevolgen bepaalde stappen zullen hebben en kunnen wij dus voor elk bedrijf met vooruitziende blik een passend beleid ontwikkelen. 

Zo kunnen wij verschillen opsporen en deze met passende maatregelen optimaliseren. De ontwikkeling en de tenuitvoerlegging van eigen richtsnoeren van de onderneming maken ook een grotere doorzichtigheid van de samenwerking tussen het hoofdkantoor en de buitenlandse vertegenwoordigingen mogelijk.  

Wilt u uw richtlijnen herzien of hebt u ondersteuning nodig bij het opstellen van (nieuwe) richtlijnen die bij uw bedrijf passen? Bel ons of schrijf naar een bericht.